• Cambiando formato il quotidiano si allinea alle esigenze del mercato, nel rispetto dei costi e dei tempi previsti;
• Massima visibilità dei dati forniti dalla piattaforma tecnologica;
• Reportistica personalizzata per ruolo aziendale;
• Possibilità di prevedere i rischi e pianificare per tempo le azioni da intraprendere;

Introduzione

Il cambiamento delle rotative per la produzione del formato tabloid full-color determina un forte impatto su tutti i sistemi dell’organizzazione del quotidiano. La complessità del progetto richiedeva un solido supporto metodologico e tecnologico. I consulenti di Projectize hanno scelto Microsoft Office Project 2003 e Microsoft SharePoint Portal Server 2003 come piattaforma di project e knowledge management per il disegno del processo e la condivisione delle informazioni.

Le Esigenze

La modifica del formato di stampa e il pieno utilizzo del colore rappresentano un cambiamento epocale per l’intera struttura produttiva di un quotidiano. Seguendo le preferenze dei lettori e le necessità di ottimizzazione dei costi di stampa, i principali quotidiani italiani hanno scelto il formato tabloid e full-color, avviando importanti progetti di rinnovamento dei processi di produzione. In questo scenario il cambiamento delle rotative costituisce l’investimento più significativo, ma l’impatto del nuovo sistema di stampa si estende a tutte le funzioni nel ciclo di produzione del quotidiano e a numerosi fornitori esterni: la

costruzione delle strutture edilizie e i relativi impianti, l’installazione delle rotative e dei sistemi di produzione delle lastre di stampa, la ridefinizione degli applicativi di workflow e di supporto all’impaginazione, la differente gestione della pubblicità e delle notizie straordinarie costituiscono

alcune delle attività che concorrono a un progetto di così elevata complessità.

La direzione de La Stampa ha compreso la necessità di un coordinamento efficace e rigoroso delle numerose attività simultanee o sequenziali che contribuiscono al raggiungimento dell’obiettivo di progetto. Il bisogno di rafforzare e crescere le competenze interne in materia di project management e la necessità di riduzione al minimo dei rischi legati a tempi e modalità di esecuzione delle singole attività hanno portato alla selezione di professionisti del project management in grado di gestire e ottimizzare l’intero ciclo del progetto. La pianificazione e il controllo sull’avanzamento sono stati quindi affidati ai consulenti di  Projectize, partner specializzato nelle metodologie e negli strumenti per la gestione di progetti e processi di elevata complessità.

“I cambiamenti al processo costituiscono sempre elementi di grande criticità per un editore, e la sostituzione delle rotative per un cambio di formato è considerato come un evento assolutamente straordinario”, premette Fausto Graniero, Responsabile Sistemi di Processo in La Stampa. “L’impatto sull’organizzazione è molto significativo e il disallineamento di una singola attività di progetto può causare ricadute sull’intero processo. La gestione di questo cambiamento del ciclo produttivo richiedeva quindi competenze molto focalizzate sui metodi e sugli strumenti di project management per garantire qualità e tempistica attraverso l’intero flusso di lavoro”.

Projectize è stata così chiamata ad implementare gli strumenti operativi e organizzativi caratteristici della propria metodologia di project management, con l’indispensabile supporto di una piattaforma applicativa integrata e completa nelle funzionalità di gestione progettuale e condivisione documentale. Il sistema tecnologico scelto doveva rispondere a precisi requisiti di interoperabilità con applicativi interni ed

esterni a La Stampa, di rapidità nello sviluppo, massima semplicità di utilizzo e flessibilità nella produzione dei documenti di gestione del progetto. “Il pieno raggiungimento degli obiettivi all’interno di progetti complessi dipende in massima parte dalla qualità del metodo di gestione”, sottolinea Matteo Coscia, Senior

Partner di Projectize. “La qualità degli strumenti di programmazione progettuale e di verifica gioca un ruolo essenziale per limitare al minimo i rischi di fallimento in una o più aree del sistema. Le dimensioni del progetto e la sua complessità richiedono il coordinamento e la condivisione delle informazioni fra fornitori distribuiti in tutta Europa, che si trovano ad operare spesso insieme in ambienti di produzione, portando avanti piani contenenti diverse centinaia di attività correlate tra loro. In quest’ambito, una solida metodologia di project management è in grado di unificare le esigenze e gli standard delle diverse professionalità coinvolte nel progetto all’interno di un framework di pianificazione e reporting che

garantisce il continuo allineamento di tutte le attività ed un costante controllo sui rischi”.

La Soluzione

La selezione del software operata da Projectize per l’implementazione della piattaforma di supporto ha determinato una soluzione in hosting proprietaria erogata su Virtual Private Network e sviluppata su

tecnologia Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 e Microsoft Office Project 2003. Il portale sviluppato su SharePoint è orientato alla gestione integrata di tutte le informazioni di progetto con regole di accesso differenziate in base alle aree di competenza. Il sistema è configurato per l’accesso selettivo via Web dei fornitori, mentre gli strumenti di verifica e gestione dei rischi e delle criticità sono sostenuti dal “Risk Issue Database”, sviluppato con Microsoft Access 2003. Le funzioni di versioning, mail alert e forum

completano gli strumenti di produttività e collaborazione. Il database delle attività è utilizzato per creare report automatizzati sui singoli task di progetto e per associare le azioni ai rispettivi responsabili, mentre i piani generali di avanzamento sono aggiornati e condivisi sul portale. L’intero impegno progettuale è stato suddiviso in pacchetti di lavoro assegnati ai diversi responsabili delle aree coinvolte de La Stampa. I responsabili dei vari pacchetti di lavoro, supportati dal Program Office gestito da Projectize , predispongono così le specifiche di progetto e sono incaricati del coordinamento e della validazione delle attività dei fornitori esterni. Le modalità operative e la relativa documentazione risultano standardizzati per tutte le aree del progetto, con il coinvolgimento delle aziende fornitrici integrate e supervisionate dal PMO.

Gli strumenti di Microsoft Office Project 2003 sono utilizzati dai consulenti Projectize per il consolidamento delle attività e dei piani di ogni fornitore all’interno del master plan. L’integrazione degli strumenti Microsoft di project management con il database e con il portale collaborativo permette una gestione

puntuale di tempi e risorse e abilita un reporting in tempo reale sullo stato di avanzamento e su eventuali criticità. L’accesso Web all’applicativo di project management da parte dei fornitori ha permesso di consolidare tutti i documenti di pianificazione all’interno di un unico strumento di controllo, realizzando un

preciso workflow di verifica e approvazione basato sui diversi diritti di accesso alle risorse. La piattaforma è utilizzata da 20 persone all’interno de La Stampa e da tutto il personale delle imprese appaltatrici.

“Questa soluzione tecnologica è ottimizzata per le specifiche esigenze di cambiamento degli impianti di stampa e offre un modello predefinito in grado di integrare la nostra metodologia per replicare step progettuali ampiamente collaudati”, afferma Omar Zein, senior partner di Projectize. “L’utilizzo di strumenti collaborativi e di pianificazione personalizzati per le esigenze di ciascun attore del processo si inserisce in

un’efficace ’work breakdown structure‘ per risolvere gran parte delle complessità nella gestione di questa tipologia di progetto”.

I Benefici

Il servizio di project management offerto da Projectize si è quindi avvalso di una piattaforma tecnologica facilmente adattabile a una metodologia collaudata e alle specificità di obiettivi e risorse del progetto. L’integrazione dei dati per tutti i pacchetti di lavoro e la piena visibilità sui documenti operativi permettono di coinvolgere adeguatamente il management e di creare consapevolezza su obiettivi e attività fra tutte le persone coinvolte, consentendo al personale interno de La Stampa di gestire il progetto senza rinunciare alle loro responsabilità e mansioni operative. Gli strumenti per il controllo sviluppati da Projectize semplificano la gestione delle riunioni, evidenziando le potenzialità di rischio e le azioni da intraprendere, generando report personalizzati per i responsabili di pacchetto di lavoro e offrendo visioni analitiche o di sintesi su attività e tempistiche. In sintesi, questa piattaforma di project management unifica in un framework coerente e di semplice utilizzo tutte le competenze metodologiche e operative di un team di specialisti, ponendole a disposizione del cliente per realizzare visibilità e controllo su tutte le fasi e tutti i task progettuali.

“Considero l’infrastruttura realizzata con Microsoft Office Project e Microsoft SharePoint come un ottimo connubio fra strumenti di pianificazione e applicativi per l’interazione collaborativa fra gli attori del processo”, dichiara Coscia. “La flessibilità di questa tecnologia ci ha permesso di applicare rapidamente il nostro frame work metodologico su un sistema informativo in grado di supportare l’attività di numerosi utenti non sempre avvezzi alle logiche di project management”.

Di un cambiamento come l’entrata in produzione di nuove macchine di stampa spesso l’azienda non conserva memoria storica né competenze proprie. Si tratta della trasformazione di un processo complesso e standardizzato che richiede una soluzione di project management limitata al periodo del cambiamento, ma molto solida sul piano metodologico e informativo.

“L’efficacia delle politiche di gestione del progetto è il cardine dell’intero ciclo di cambiamento, mentre l’infrastruttura tecnologica di supporto deve risultare particolarmente flessibile e trasparente”, afferma Graniero. “Con questa premessa, il necessario supporto esterno sul fronte metodologico e di piattaforma si è tradotto in un investimento contenuto rispetto all’entità di questo progetto e alle garanzie offerte nei confronti dei rischi di fallimento degli obiettivi”.

Il processo di cambiamento del formato di stampa si trova attualmente in piena fase operativa. Il Project Management Office, presidiato dai professionisti di Projectize, offre supporto continuativo alla gestione del progetto, dopo una rapida formazione nei confronti degli utenti de La Stampa per realizzare una reale autonomia nella gestione dei singoli pacchetti di attività. Il completo coinvolgimento delle risorse umane sui diversi livelli dell’organizzazione è stato possibile grazie anche a strumenti applicativi che permettono di ridurre l’impegno verso la gestione di un evento straordinario, garantendo  contemporaneamente gli spazi e i tempi per la normale attività quotidiana.

“Questo progetto è un esempio dell’efficacia di un servizio di project management che integra gli automatismi di una piattaforma tecnologica avanzata con una metodologia in grado di ricondurre la complessità all’interno di logiche operative uniformi e condivise”, conclude Matteo Coscia. “In un quadro di particolare dinamismo dei processi di business, la corretta gestione dei progetti e delle competenze può diventare l’elemento determinante per raggiungere adeguati livelli di competitività”.